Business Management Software

Business Management Software

Endlich! Es gibt endlich ein Programm, mit dem ich mein Business mit Vergnügen verwalte. Alle geschäftlichen Vorgänge sind mit wenigen Klicks erledigt. Es ist übersichtlich und logisch aufgebaut. Ich aktualisiere alle wichtigen Geschäftsdaten mit sehr wenig Aufwand und habe alles, was ich für mein Business brauche, sofort am Bildschirm.

1Business ist das Programm.

Hauptmerkmale

Business Management Software für viele Branchen geeignet, von Einzelunternehmen bis KMU (Kleine und mittlere Unternehmen), für Österreich, Deutschland und die Schweiz, für Windows, Mac OSX und iOS, realisiert im Datenbankprogramm FileMaker Pro.

Viele Branchen

Zunächst: Wir verwalten unser eigenes Business natürlich auch mit 1Business, dafür wurde es ursprünglich (1992!!) programmiert und nur intern verwendet. Bei der Überarbeitung seit 2016 haben wir daraus eine allgemeine Verwaltungs- und Marketinglösung gemacht, die für Agenturen, Beratungsunternehmen, Handelsbetriebe, Handwerker, etc. geeignet ist.

Nebenbei: Weil wir das Programm für die eigene Verwaltung verwenden, können Sie sicher sein, dass es sehr schnell repariert wird, sollte sich ein Fehler zeigen, oder sehr schnell mit neuen Funktionen aktualisiert wird, sollte sich eine Notwendigkeit dazu zeigen.

Firmengröße

Sie fangen gerade erst mit Ihrer Firma als EPU (Ein Personen Unternehmen) neu an? – perfekt! Ihre Firma läuft schon eine gewisse Zeit aber die bisherige Verwaltungslösung ist zu umständlich? – perfekt! Sie benötigen als KMU (Klein- Und Mittelbetrieb) eine Business Management Software, die auf mehr als einem Arbeitsplatz aufgerufen und bearbeitet werden kann? – perfekt! Sie haben eine Firma die mehr als 700.000 Euro Nettoumsatz macht oder eine GmbH? – leider nicht perfekt für 1Business, weil Einnahmen-Ausgabenrechnung aber keine Doppelte Buchhaltung integriert ist.

Österreich, Deutschland, Schweiz

Wir haben das Programm so gestaltet, dass es länderspezifisch konfiguriert werden kann. Also Währung, Umsatzsteuersätze, Kennzahlen des Finanzamtes, etc. für das jeweilige Land eingestellt werden können. Natürlich kann 1Business daher auch in anderen Ländern eingesetzt werden, aber die Sprache bleibt deutsch.

Windows, MacOS,  iOS, Internet

Wie schon mehrfach auf dieser Homepage beschrieben: Das Datenbankprogramm FileMaker Pro läuft auf Windows und MacOS gleichermaßen. Was weniger oft beschrieben: Der Datenbankzugriff über das Internet ist ebenfalls integriert. Das heißt zB dass Ihre Außendienstmitarbeiter per Laptop, Tablet oder iPad jederzeit auf die Daten auf dem Server zugreifen, ansehen und bearbeiten können.

Keine Cloud-Lösung

Wir wissen, dass es viele bequeme s.g. „Cloud-Lösungen“ gibt. Wir wissen aber auch, wie diese programmiert werden. Nämlich so, dass Ihre Daten in einer Datenbank auf einem Server irgendwo im Internet gespeichert werden. An sich nicht schlecht und sogar hervorragend gut, um von überall auf Ihre Businessdaten zugreifen zu können. Aber brauchen Sie das wirklich?

1Business speichert Ihre Businessdaten ohne jede Internetverbindung auf der Festplatte, auf der das Programm installiert ist. Sie sind also weder vom Internet noch von einem Serverbetreiber im Internet abhängig.

Details

Die logische Struktur von 1Business ist „von links nach rechts“. Das bedeutet: Je weiter links, desto allgemeiner, je weiter rechts, desto spezieller. Hier ein Screenshot als Beispiel (Klick darauf, um es zu vergrößern):

Startbildschirm 1Business

Ganz links die allgemeinen Daten, dann die Kontaktdaten der Kunden, Lieferanten und Behörden, dann Produkte, Offerte, Aufträge, Rechnungen, Buchungen und zum Schluss Mitteilungen (= ausgehende Korrespondenz). Diese können natürlich in jedem Stadium anfallen.

Die Logik ist: Jedes Produkt, jedes Angebot, jeder Auftrag, jede Rechnung, jede Buchung und jede Mitteilung ist mit einem Kontakt verknüpft.

Jedes Offert führt zu einem Auftrag – oder auch nicht. Ein Offert kann auch zu mehreren Aufträgen führen (super!).

Auf einen erledigten Auftrag folgt eine Rechnung  und ggf. auch Eingangsrechnung(en) für auftragsspezifische Zukäufe.

Auf die Rechnung folgt die Zahlung, die verbucht werden muss. Sei es ein Zahlungseingang für Ausgangsrechnungen oder Zahlungsausgang für Eingangsrechnungen.

Diese Arbeitsschritte werden jeweils mit minimalem Aufwand erledigt:

1. Das Offert wird mit wenigen Klicks aus den Produkten zusammen gestellt.
2. Der Auftrag wird mit einem Klick beim entsprechenden Offert angelegt. Oder auch wie ein – nicht erstelltes – Offert zusammen gestellt.
3. Die Ausgangsrechnung wird mit einem Klick beim entsprechenden Auftrag angelegt. Oder auch wie ein – nicht erstellter – Auftrag zusammen gestellt. Die zum Auftrag gehörige Eingangsrechnung – wenn zutreffend – wird ebenso angelegt.
4. Bei der Erfassung der Zahlung erkennt 1Business automatisch, um welche Rechnung es sich handelt.

Besonderheiten

1Business ist nicht nur ein Verwaltungswerkzeug. Es beinhaltet viel mehr:

Terminerinnerungen

Zu jedem Kontakt, Offert, Auftrag und zu jeder Korrespondenz und auch allgemein können Terminerinnerungen hinterlegt werden. Sie werden automatisch an die Termine erinnert so lange die Terminerinnerungsfunktion läuft. Termine können auch automatisch im Standard-Kalenderprogramm Ihres Computers eingetragen werden.

Dokumentenverwaltung

Digitale Dokumente jeder Art können mit Bezug auf Kontakte, Produkte, Offerte, Aufträge, Rechnungen, Buchungen und Mitteilungen in der Datenbank gespeichert werden. Sie kugeln also nicht irgendwo auf irgendeiner Festplatte herum, sondern sind für alle Bearbeiter immer genau dort zu finden, wo sie hingehören.

QR-Code

1Business erzeugt auf Rechnungen und Mahnungen einen s.g. QR-Code (Quick Response Code) als „elektronischen Zahlschein“. Der Code kann mit dem entsprechenden Bank-App auf dem Smartphone eingelesen und mit sehr wenig Aufwand bezahlt werden.

Newsletterversand

Die integrierte Textverarbeitung ermöglicht nicht nur, Briefe und E-Mails an einzelne Kontakte zu schreiben und versenden. Es ist auch möglich, einen gleich lautenden Brief personalisiert an eine bestimmte Empfängergruppe zu senden = Serienbrief. Gleiches gilt für E-Mails= Newsletter. Das ganz Besondere daran: Jede E-Mail wird automatisch einzeln der Reihe nach und nicht als Gruppen E-Mail versendet. Damit ist die Wahrscheinlichkeit wesentlich geringer, als Spam eingestuft zu werden.

Kein Jahresübertrag

1Business ist so programmiert, dass Jahresüberträge nicht notwendig sind. Sie stellen lediglich die gewünschte Berichtsperiode ein und sehen, was sich in dieser Periode ereignet hat, sei es an Buchungen, Rechnungen, Aufträgen, etc. und können diese als Bericht ausdrucken. Die Periode kann beliebig und auch jahresübergreifend sein. Das heißt: Alle Ihre Daten – auch aus vergangenen Jahren – stehen jederzeit sofort zur Verfügung.

Standardtexte und -werte

Sie definieren einmalig, welche Texte und Konditionen standardmäßig auf neuen Offerten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen angeführt werden sollen. Bei der Neuanlage werden diese übernommen. Das spart Zeit und vereinheitlicht das Erscheinungsbild. Sonderkonditionen, die beim Empfängerkontakt hinterlegt sind, werden natürlich auch berücksichtigt.

Bildschirmfotos

Je nach Betriebssystem sehen die Fenster etwas anders aus. Diese sind mit Mac OSX 10.9 Mavericks aufgenommen:

Leistungsumfang und Lizenzvarianten

Für den ersten Überblick über die Software stellen wir hier: INFO 1Business Übersicht eine PDF-Datei zur Verfügung, wie sie auch im Programm selbst erstellt werden kann.

1Business gibt es in vier Lizenzvarianten „Demo“ (kostenlos bis zu 5 Monaten mit Pro-Funktionalität), „Basis“, „Standard“ und „Pro“. Einen Vergleich dieser Lizenzvarianten können Sie HIER abrufen.

Testen und Kaufen

Falls Sie sich für diese Business Management Software interessieren, bitte das Formular unten ausfüllen und absenden.