1bisX Funktion Alles per E-Mail


Mittlerweile haben die meisten einen eigenen E-Mailaccount und möchten Schreiben der Hausverwaltung nicht per Post sondern per E-Mail erhalten. Die 1bisX-Funktion „Alles per E-Mail“ macht es der Hausverwaltung leicht, diesen Wunsch zu erfüllen (und erspart sich dabei viel Arbeit, Porto-, Briefumschlags-, Papier- und Druckerpatronenkosten).
Es ist nur notwendig, einmalig einige Einstellungen für den E-Mailversand zu machen und diejenigen Kontakte, die alles per E-Mail haben wollen, als solche zu markieren – und natürlich die Zustell-E-Mailadresse einzugeben.
Statt dem Druck wird dann eine PDF-Datei geschrieben, die als Beilage zu einer E-Mail mit einem Klick gesendet werden kann.

Weil das Windows-Betriebssystem leider keinen per Scripts steuerbaren PDF-Druckerteiber hat (wie das Apple macOS Betriebssystem), funktioniert die automatische Erstellung von PDF-Dateien auf Windows nur mit dem kostenpflichtigen Programm FileMakerPro *), in der eine PDF-Engine eingebaut ist. Wer auf Windows das lizenzfreie Einzelplatz-Programm 1bisX.exe (das mit der Testversion geliefert wird) verwendet, kann die PDFs mit einem PDF-Druckertreiber im Druckdialog schreiben und dann die E-Mailfunktion wie unten beschrieben verwenden. Ist halt etwas umständlicher (wird in 1bisX beschrieben, wie das geht).

Hier einige Bildschirmfotos mit Erklärungen, wie „Alles per E-Mail“ funktioniert.

Beispiel Datenauskunft an einen Kontakt, der alles per E-Mail haben will (einzelne E-Mail):

Beim Druck an einen einzelnen Empfänger-Kontakt, der Alles per E-Mail wünscht, läuft die Funktion bei jedem Druck so (nach den jeweils vorbereitenden Schritten; hier als Beispiel Versand einer Datenauskunft. Druck einer einzelnen Dauerrechnung, Monatsvorschreibung, Mitteilung, etc. läuft analog dazu, wenn „Alles per E-Mail“ angekreuzt ist.):

Alles per E-Mail Kästchen

Alles per E-Mail Kästchen

Alles per E-Mail Beispiel Datenauskunft 1

Alles per E-Mail Beispiel Datenauskunft 1

Alles per E-Mail Auswahldialog

Alles per E-Mail Auswahldialog

Alles per E-Mail Beispiel Datenauskunft 2

Alles per E-Mail Beispiel Datenauskunft 2

Alles per E-Mail Beispiel Datenauskunft 3

Alles per E-Mail Beispiel Datenauskunft 3

Alles per E-Mail Beispiel Datenauskunft 4

Alles per E-Mail Beispiel Datenauskunft 4

Alles per E-Mail Beispiel Datenauskunft 5

Alles per E-Mail Beispiel Datenauskunft 5

Dialogauswahl Beilage als 1bisX-Dokument speichern

Dialogauswahl Beilage als 1bisX-Dokument speichern Beschreibung wie Dateien als 1bisX-Dokumente gespeichert werden HIER

Alles per E-Mail Beispiel Datenauskunft 6

Alles per E-Mail Beispiel Datenauskunft 6

Beispiel Dauerrechnungen (mehrere E-Mails, aber nicht an alle):

Beim Druck an mehrere Empfänger-Kontakte (Dauerrechnungen, Monatsvorschreibungen, JK-Abrechnungen, Serienbriefe/-Umfragen, Mitteilungen Index-/Richtwerterhöhung …, unter denen jemand Alles per E-Mail wünscht, läuft die Funktion so (nach den jeweils vorbereitenden Schritten; hier als Beispiel Versand von Dauerrechnungen):

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnungen 1

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnungen 1

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnumngen 2

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnumngen 2

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnumngen 3

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnumngen 3

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnumngen 4

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnumngen 4

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnumngen 5

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnumngen 5

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnumngen 6

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnumngen 6

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnungen 7

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnungen 7

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnumngen 8

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnumngen 8. Beschreibung wie Dateien als 1bisX-Dokumente gespeichert werden HIER

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnumngen 9

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnumngen 9

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnumngen 10

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnumngen 10

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnumngen 11

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnumngen 11

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnumngen 12

Alles per E-Mail Beispiel Dauerrechnumngen 12

Allgemeines zu E-Mailversand:

Eine Internetverbindung muss natürlich vorhanden sein. Ebenso ein s.g. SMPT-Server, der die an ihn gesendeten Daten an die Empfängeradresse sendet. Die individuellen Zugangsdaten zum SMTP-Server müssen einmalig in 1bisX (richtig) eingetragen werden, damit ein Versand überhaupt möglich ist. Welche Daten einzutragen sind, sieht man meistens in den Einstellungen des allgemeinen E-Mailprogramms. Einen SMPT-Server kann man zwar selbst betreiben, aber so gut wie immer stellt ihn der Internetprovider zur Verfügung (bzw. Google, gmx, etc.). Dieser kann auch die entsprechenden Zugangsdaten mitteilen, falls sie sonst nirgends aufscheinen.
Für den Versand wird auch das „MBS Plug-In“ benötigt. Das wird automatisch installiert und aktiviert.

Bildschirmfotos zu E-Mailversand in 1bisX:

E-Mail senden aus 1bisX 1

E-Mail senden aus 1bisX 1

E-Mail senden aus 1bisX 2

E-Mail senden aus 1bisX 2

E-Mail senden aus 1bisX 3

E-Mail senden aus 1bisX 3

E-Mail senden aus 1bisX 4

E-Mail senden aus 1bisX 4

*) Die Information über FileMaker Pro im Internet ist leider ziemlich verwirrend. Wir beraten Sie gerne, was für Ihre Verwaltungssituation am besten ist.